d.velop Summit 2024, Die Revolution des Scannens, OPEX FalconV+

Doxnet 2024, Branchentreffen in Baden-Baden, X-NRW ist Austeller, Die Revolution des Scannens

Unsere OPEX^® FalconV+ RED ist wieder auf Tour.

Erstmalig entschieden wir uns, an einer Veranstaltung der Software-Größe d.velop teilzunehmen. Im Juni 2024 fand das bisher größte Community-Treffen auf dem AREAL Böhler-Gelände in Düsseldorf statt, das d-velop Summit. Wir waren Aussteller und präsentierten vor allem den Teilnehmer:innen aus kommunalen Verwaltungen unser Konzept „Die Revolution des Scannens“. Interessiert wurden die Live-Demos an der Scanstraße verfolgt und fachbezogene Fragen gestellt.

Auch auf dem Messe-Kongress Doxnet in Baden-Baden fand die Kombination von innovativer und durch den integrierten Brieföffner einzigartiger Scanhardware regen Anklang. Auf diesem Branchentreffen kamen vorwiegend Postdienstleiter und Versicherungen zum Stand der X-NRW und informierten sich über die vielen Einsatzmöglichkeiten des Systems.

Nächstes Event: Smart Country Convention, 15.-17.10. Berlin

Die Revolution des Scannens. OPEX Falcon V+ RED Scanner inkl. Brieföffner

Als zertifizierter, offizieller OPEX®-Reseller lösen wir Herausforderungen in Post- und Scanstellen bei Kommunen und Unternehmen, landesweit. Ebenso begleiten wir bei weiterführenden Themen, wie Irrläufer-Management, Vernichtungskonzepte sowie Workflows „Original-Anforderung“ oder „Re-Scans“.

Einmalige Kombination aus Scanner und integriertem Brieföffner sowie Open Source Scanworkflow

OPEX Dokumentenscanner FalconV+ RED, die Revolution des Scannens

OPEX® FalconV+ RED & GEMINI - Die Systeme

Scannen von schwierigem Material - Die Videos

„Die traditionellen Scan-Methoden waren keine Alternative für uns. Wir wussten, dass wir neue Wege gehen mussten. Das Ziel, nicht nur für unsere Mitarbeitenden, sondern auch für die Bürger:Innen Wuppertals eine spürbare Verbesserung zu erzielen, haben wir guten Gewissens erreicht.“ – Judith Frankenbach, Projektleiterin bei Stadt Wuppertal

Seit dem Einzug der E-Akte und spätestens seit dem pandemiebedingten Zuwachs an Heimarbeitsplätzen wächst die Notwendigkeit für das zentrale Scannen der Tagespost bei Kommunen und Unternehmen sprunghaft an. Während einfache Scangeräte vielfach die erste Wahl in Post- und Scanstellen sind, entstehen die eigentlichen Kosten- und Zeitverluste im Tagesgeschäft darin, die typische Post von Bürgern und Unternehmen zum Scannen vorzubereiten: große A4-Dokumente, kleine Quittungen, unterschiedlichste Belege, getackerte Unterlagen, gefaltete oder verknitterte Bescheide sollen alle mit möglichst wenig Aufwand gescannt werden.

Bisherige Lösungsansätze:
Viele fleißige Hände führen viele zeit- und arbeitsintensive Schritte durch. Sortierung der Post, Öffnung, Entklammern, Enttackern, Glätten, Kleben, Vorsortieren, etc. damit die Briefinhalte scanbar sind und dem Scansystem zugeführt werden können. Unsere Lösung:
Ein Großteil der Arbeitsschritte kann entfallen, so wie es z.B. in Städten, Kreisen, Amts- oder Sozialgerichten bereits gelebt wird.

One Touch Scanning: Durch die revolutionäre Kombination aus Scansystem und integriertem Brieföffner setzt das System neue Maßstäbe in den Bereichen Effizienz und Ergonomie. Dank der Philosophie, das Scangut vom Öffnen bis zum Einscannen nur einmal anzufassen, benötigt der One-Touch-Scanning Arbeitsplatz lediglich einen Bediener. Traditionelle zeit- und kostenintensive Vorbereitungsarbeiten, Vorsortierungen und manuelle Prozesse entfallen hierdurch fast vollständig. Dies führt zu signifikant geringeren Arbeitskosten, deutlich gesteigerter Produktivität und einem der schnellsten ROI’s im Markt.

Modularer Scanworkflow: Mit dem separat erhältlichen modularen Scanworkflow (Open Source und BPMN 2.0) für PDF-Erzeugung, Stichprobenprüfung, Signierung/Siegelung, Transfervermerk und Integration in die e-Akte (DMS) können Sie optional ersetzend nach TR RESISCAN des BSI scannen. All das bietet die X-NRW-Gesamtlösung aus einer Hand.

Stadt Wuppertal als Vorreiter - Die Story

MINIMALE DOKUMENTENVORBEREITUNG
Die Scanlösung wurde mit dem Fokus entwickelt, die manuellen Prozesse so schlank wie möglich zu gestalten und den Aufwand der Dokumenten-vorbereitung zu minimieren. Denn diese Tätigkeit stellt im traditionellen Scanprozess den größten Kosten- und Zeitfaktor dar. Mit dem OPEX FalconV+ RED wurde hier ein innovatives Gesamtkonzept geschaffen, das bis in die Tiefe durchdacht ist.

ÜBERWINDUNG VON PERSONALKNAPPHEIT
Um trotz des zunehmenden Personalmangels weiter handlungsfähig zu bleiben, wurde die Lösung mit der Philosophie des “One-Touch-Scannings” so konzipiert, dass sie mit einer Person vollständig bedienbar ist. Durch die hierdurch minimierte Dokumentenvorbereitung sinkt der Personalbedarf erheblich.

SCANNEN VON SCHWIERIGEM SCANGUT
Der OPEX FalconV+ RED verarbeitet eine nahezu einmalige Vielfalt an Dokumentenarten, -größen und -qualitäten. Dokumente mit Falten und Knicken, Rissen und Beschädigungen können ebenso gescannt werden, wie Quittungen, Klarsichthüllen, getackerte Materialien oder Dokumente mit Metallstreifen, Röntgenaufnahmen. All das ohne Umrüstzeiten.

ALLEINSTELLUNGSMERKMALE BEI DER BESCHAFFUNG
Durch zahlreiche angemeldete Patente unterstreicht die der OPEX FalconV+ RED seine Alleinstellungsmerkmale auf dem deutschsprachigen Markt und macht es durch die Kombination mit der Workflowlösung für Fachabteilungen und Beschaffungsabteilungen gleichermaßen zu einer idealen Lösung, die von der X-NRW als Generalunternehmer seit Jahren zuverlässig angeboten und umgesetzt wird.

Reduzierung der Dokumentenvorbereitung. Manuelle Tätigkeiten können an vielen Stellen fast vollständig reduziert werden, durch die OPEX Falcon Scanysteme.

ERSETZENDES SCANNEN NACH TR RESISCAN
Die modulare Softwarearchitektur erlaubt es, ersetzend zu scannen gem. TR RESISCAN (TR 03138 des BSI). Die vom OPEX Scanner erzeugten Bilder werden in PDF-Dateien umgewandelt, nach der Stichprobenprüfung signiert/gesiegelt, mit einem eingebetteten Transfervermerk versehen und über das Routing / Clearing in die eAkte (DMS) übergeben. Re-Scan und Originale können z.B. aus dem DMS heraus anfordert werden. Optional erweiterbar ist die Workflowlösung mit Modulen für Dokumentenerkennung, -trennung, Klassifizierung, etc.

VOLLSTÄNDIGE INTEGRATION IN IHRE E-AKTE (DMS)
Die vom OPEX-Scanner gescannten Dokumente durchlaufen die modularen Schritte PDF-Erzeugung, Stichprobenprüfung mit Siegelung/Signatur, Transfervermerk, Routing/Clearing und werden wahlweise mittels REST/ SOAP/CMIS Schnittstellen oder über Hotfolder in Ihre eAkte bzw. Ihr DMS übergeben. Wir stellen ebenso den Rückkanal bei unseren Workflows wie “Original anfordern”, “Re-Scan anfordern” und “Vernichtungskonzept” sicher. Wir arbeiten u.a. bereits erfolgreich mit DMS-Systemen wie enaio (Optimal Systems), d.3 ECM (d.velop), nscale (Ceyoniq), Winyard (LCS).

EINBINDUNG EXTERNER SCANNER IN GESAMTPROZESS
Die Workflowlösung steuert die Einbindung externer Scansysteme wie Flachbett oder Großformatscanner und stellt sicher, dass die extern gescannten Dokumente jederzeit an der richtigen Stelle im Dokumentenfluss eingefügt werden. So können Sie sich auf die Arbeit konzentrieren und sicher sein, dass die Reihenfolge und der Gesamtzusammenhang des Dokuments auch bei übergroßen Formaten gegeben bleibt.

MODERNSTE TECHNOLOGIE ALS INVESTITIONSSCHUTZ
Die Workflowlösung basiert zu 100% auf führenden Open-Source-Technologien, die eine kontinuierliche Anpassungsfähigkeit, Transparenz und Zuverlässigkeit sicherstellen. Die integrierte BPMN 2.0-Workflow-Engine des Marktführers Camunda® ermöglicht eine flexible Anpassung an Ihre Anforderungen. Unsere Low-Code / No-Code Module erlauben dabei kurzfristige und budgetschonende Änderungen und Ergänzungen im Prozessablauf. Der Entwicklungs- und Umsetzungsaufwand kann hierdurch um den Faktor 5-10 gegenüber klassischen Softwarelösungen beschleunigt werden

Die Revolution des Scannens - Workflow-Lösung

Demo-Termin in unserem Schauraum? Hier Kontakt aufnehmen.

Spezifikationen der Scanlösung - OPEX FalconV RED mit integriertem Brieföffner

STANDARDAUSSTATTUNG

5 programmierbare Sortierfächer
1 Gerade-aus-Fach für dicke Materialien
22”-Touchscreen Monitor
Kabellose Tastatur und Maus
Bis zu 600 dpi Scanqualität
Verarbeitung gemischter Dokumente (Größe, Dicke, Art)
Automatischer Schräglagenausgleich
7 Ultraschall-Doppelblatteinzugssensoren
Deaktivierbarkeit des Höhensensors (TMD)
Automatische Umschaltung auf Stapeleinzug
Automatische Erkennung von Briefumschlägen als
Dokumententrenner
Gestensteuerung für Kurzbefehle

OPTIONALE AUSSTATTUNG

Modularer Scanworkflow (verlustfreie Komprimierung, Signatur,
Transfervermerk, Integration in eAkte/DMS)
Scanworkflows “Original anfordern”, “Re-Scan anfordern”,
“Vernichtungsnachweis”
Einbindung externer Scanner
Vorder- und Rückseitendrucker z.B. für Posteingangsstempel
Rückseiten-Grafikdrucker für Unterschrift und Barcodes
Mobile Arbeitsfläche als Beistelltisch
Barcode Modul (1D- und 2D-Barcodes)
CertainScan Edit und Transform auf externem PC
Kofax VRS™-Bildverbesserungstechnologie
Kurzbefehle über Nummernblock mit Key Assist™

Mehr als 20 Jahre sind es bei Philipp Molitor und immerhin halb so lange bei Marc Elsner. Das ist nicht nur der Zeitraum, seitdem die beiden bei X-NRW arbeiten, sondern auch der Erfahrungshorizont im Umgang mit öffentlichen Auftraggebern. Gestartet sind beide im Bereich Output Management, wo sie auch heute noch aktiv sind. Aus zahlreichen Kundenanforderungen auf der anderen Seite des Leistungsspektrums (Input Management), insbesondere im Bereich des Scannens von Tagespost und Aktenbeständen, hat sich vor einigen Jahren die heutige „Revolution des Scannens“ entwickelt, da schnell klar war, dass die Behörden-Kompetenz und die Erfahrung im Bereich des Dokumenten-Handlings von unseren Kunden hier ebenso wertgeschätzt wurden. Und auch hier bleiben beide ihren Prinzipien der Wichtigkeit einer langfristigen Kundenbindung, einer transparenten Kommunikation und Spaß an der Arbeit treu.