Output Management

Seit über 20 Jahren lösen wir mit unserer Expertise Herausforderungen rund um das Thema Dokumente und Massendrucke und passen die Erstellung, Steuerung und Verteilung auf Ihre Bedürfnisse und Prozessabläufe an.

Herstellerunabhängig, effizient und ressourcensparend.

Eine Output Management Lösung wird für immer mehr Unternehmen und Behörden unverzichtbar. Insbesondere dann, wenn große Mengen an Dokumenten verarbeiten werden, die aus verschiedenen Quellen und Formaten bereitgestellt werden oder wenn Dokumente nicht die Formate und Strukturen aufweisen, die zu der Ausstattung und Arbeitsabläufen der Druckerei passt.

Ohne die richtigen Tools und Prozesse kann das Verwalten, Drucken und Versenden von Dokumenten eine Herausforderung sein, doch mit einem effektiven Dokumentenhandling können Unternehmen und Behörden die Effizienz steigern und den Verwaltungsaufwand reduzieren. Druckjobs werden automatisiert, der Ressourcenverbrauch optimiert und die Datensicherheit verbessert. Mit einem intelligenten Output Management können Anwender sowohl Zeit als auch Geld sparen.

„Endlich sind wir Herr der Daten. Alle Dokumente können nun zentral bei uns empfangen und so angepasst werden, dass sie ideal auf unsere Ausstattung, Abläufe und Fähigkeiten hin angepasst, gedruckt, kuvertiert und versendet werden können.

Zusätzlich haben wir uns seit der Einführung des Output Managements als ernstzunehmender Dienstleister im Hause etabliert.“

Output Management

„Der Einsatz von Output Management-Systemen bedeutet eine nachhaltige Investition für Unternehmen. Neben vielen nennenswerten Vorteilen ist die automatische Dokumenten-Erstellung die wohl Nennenswerteste, denn sie minimiert Fehler.“

Das Team Solutions begleitet seit vielen Jahre Unternehmen und Behörden erfolgreich bei der Implementierung von Output Management-Projekten. Gerne unterstützen wir Sie bei Ihren Ideen. Tel.: 02131 5235-3810 oder kurze Email an solutions@x-nrw.de 

Spezialfall Postzustellungsaufträge (PZA)

Postzustellaufträge stellen für viele Kommunen und Behörden eine tägliche Herausforderung dar, da der Umgang mit Bescheid (innerer Umschlag), Postzustellungsurkunde und äußerem Umschlag häufig fehleranfällig ist.

Postzustellungsauftrag

Mit unserer Lösung unterstützen wir seit Jahren Kommunen und Behörden erfolgreich darin, die Postzustellurkunde nicht nur vollautomatisch zu erzeugen, sondern diese auch mit dem Bescheid abzugleichen und die Kuvertierung von innerem Umschlag inkl. Urkunde in den äußeren Umschlag sicherzustellen.

Dabei sind wir herstellerneutral und analysieren Ihre individuelle Situation und Ausstattung in der Druckerei/Poststelle.

Mit zusätzlichen Sicherheitsoptionen binden wir Ihre Kuvertiersysteme so in unsere Systeme ein, dass über einen Abgleich von Bescheid und Urkunde sichergestellt wird, dass im äußeren Umschlag stets die zum Bescheid passende Urkunde enthalten ist. Manuelle Eingriffe entfallen hierbei vollständig.

„Für mich als Druckereileiter ergibt sich eine neu gewonnene Gelassenheit und Sicherheit beim Erzeugen und Versenden von Postzustellaufträgen, die ich nicht mehr missen möchte.

Unser Fehlerquoten sind seit Einführung Richtung Null gegangen.“

Mit unserer Lösung unterstützen wir seit Jahren Kommunen und Behörden erfolgreich darin, die Postzustellurkunde nicht nur vollautomatisch zu erzeugen, sondern diese auch mit dem Bescheid abzugleichen und die Kuvertierung von innerem Umschlag inkl. Urkunde in den äußeren Umschlag sicherzustellen.

Dabei sind wir herstellerneutral und analysieren Ihre individuelle Situation und Ausstattung in der Druckerei/Poststelle.

Mit zusätzlichen Sicherheitsoptionen binden wir Ihre Kuvertiersysteme so in unsere Systeme ein, dass über einen Abgleich von Bescheid und Urkunde sichergestellt wird, dass im äußeren Umschlag stets die zum Bescheid passende Urkunde enthalten ist. Manuelle Eingriffe entfallen hierbei vollständig.

Zentrale Ausgangspost

Ob im Homeoffice oder am Schreibtisch im Büro, immer mehr Mitarbeitende wünschen sich die Entlastung beim Drucken, Eintüten und Versenden von Briefen. Mit unserer Lösung haben Sie endlich wieder mehr Zeit für die wichtigen Dinge.

Wir stellen sicher, dass alle Dokumente mit einem Klick aus dem Textbearbeitungsprogramm in die zentrale Hausdruckerei oder zu Ihrem Dienstleister der Wahl gesendet wird und vorher so aufbereitet ist, dass das richtige Dokument in das richtige Kuvert gelangt.

Durch die Verlagerung des Druckens, Kuvertierens und Versendens vom Schreibtisch, hin in die Druckerei werden die Mitarbeitenden entlastet und die Briefe deutlich schneller, günstiger und professioneller produziert.

Dieser Weg verursacht geringere Kosten, erhöht den Qualitätsstandard und zieht weniger Retouren nach sich. Zusätzlich können Postrabatte optimiert und eine insgesamt effizientere Produktion und Auslieferung ermöglicht werden.

Wir können dabei den gesamten Prozess vom Einreichen von Druckanfragen bis zum Drucken, Falzen, Kuvertieren, Sortieren und Optimieren von Versandkosten optimieren und automatisieren.

Immer mehr Unternehmen und Behörden entscheiden sich für diese moderne Art des Arbeitens. Sprechen auch Sie uns an, um gemeinsam herauszufinden, welche Erleichterungen wir bei Ihnen erzielen können.

Arbeitsschritte bisher:

Grafik Arbeitsschritte Ausgangspost

Arbeitsschritte nach optimiertem Kreislauf:

Grafik Arbeitsschritte Ausgangspost optimiert

Eine zentralisierte Ausgangspost bietet folgende Vorteile:

  • Steigerung der Mitarbeiterproduktivität durch Entlastung von Drucken, Eintüten und Versenden
  • Drucken und Versenden von Briefen aus dem Homeoffice durch Übertragung an die Druckerei
  • Reduzierung der Kosten bei Arbeitszeit, Porto, Verbrauchsmaterialien und Support
  • Erhöhung des Qualitätsstandards
  • Umsetzung eines einheitlichen Designs (Corporate Identity)
  • Erstellen eines Prüfprotokolls zur Nachverfolgung, was wann wo und an wen gesendet wurde
  • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit durch Einführung moderner Arbeitsweisen

„Ein zentralisierter Druck- und Versandprozess entlastet alle Mitarbeitende auf allen Ebenen. Zusätzlich reduzieren wir so den CO2-Ausstoß, verbessern unsere Umweltbilanz und haben enorme Ersparnisse beim Porto.“

Unsere hauseigener IT-Service unterstützt bei der Analyse der Anforderung bis zum Einsatz in der Produktion. Sprechen Sie uns an: Tel.: 02131 5235-3810 oder kurze Email an solutions@x-nrw.de

Ihre Ansprechpartner:

Philipp Molitor Marc Elsner Output Management

Marc Elsner

Senior Key Account Manager

Email: solutions@x-nrw.de
m +49 (0) 174 1835 452
p +49 (0) 2131 5235 3806

Philipp Molitor

Leiter Solutions

Email: solutions@x-nrw.de
m +49 (0) 170 5630 127
p +49 (0) 2131 5235 3810

Digitalisierung von Ver­wal­tungs­pro­zessen – unsere Projekte

Kunden der X-NRW GmbHWir haben zahlreiche Projekte zur Posteingangsdigitalisierung, der Prozessoptimierung und zur Optimierung des Output-Managements erfolgreich umgesetzt. Unsere Kunden kommen aus der Privatwirtschaft und der Öffentlichen Verwaltung.

Wir sind im deutschsprachigen Raum tätig mit dem Schwerpunkt Deutschland. Gerne führen wir Sie mit unseren Kunden zusammen, damit Sie sich aus erster Hand über unsere Lösung und unsere Arbeit berichten lassen können.

KGSt Forum 2023, Die Revolution des Scannens, Opex Falcon V RED
DVPT, Die Revolution des Scannens, Opex Falcon V RED
Philipp Molitor, X-NRW GmbH
X-NRW 1. Anwenderforum "Output Management´"
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