Output Management & zentrale Ausgangspost

Seit über 20 Jahren lösen wir mit unserer Expertise Herausforderungen rund um das Thema Dokumente und Massendrucke und passen die Erstellung, Steuerung und Verteilung auf Ihre Bedürfnisse und Prozessabläufe an.

Herstellerunabhängig, effizient und ressourcensparend.

„Der Einsatz von Output Management-Systemen bedeutet eine nachhaltige Investition für Unternehmen. Neben vielen nennenswerten Vorteilen ist die automatische Dokumenten-Erstellung die wohl Nennenswerteste, denn sie minimiert Fehler.“

Eine Output Management Lösung wird für immer mehr Unternehmen und Behörden unverzichtbar. Insbesondere dann, wenn große Mengen an Dokumenten verarbeiten werden, die aus verschiedenen Quellen und Formaten bereitgestellt werden oder wenn Dokumente nicht die Formate und Strukturen aufweisen, die zu der Ausstattung und Arbeitsabläufen der Druckerei passt.

Ohne die richtigen Tools und Prozesse kann das Verwalten, Drucken und Versenden von Dokumenten eine Herausforderung sein, doch mit einem effektiven Dokumentenhandling können Unternehmen und Behörden die Effizienz steigern und den Verwaltungsaufwand reduzieren. Druckjobs werden automatisiert, der Ressourcenverbrauch optimiert und die Datensicherheit verbessert. Mit einem intelligenten Output Management können Anwender sowohl Zeit als auch Geld sparen.

„Endlich sind wir Herr der Daten. Alle Dokumente können nun zentral bei uns empfangen und so angepasst werden, dass sie ideal auf unsere Ausstattung, Abläufe und Fähigkeiten hin angepasst, gedruckt, kuvertiert und versendet werden können.

Zusätzlich haben wir uns seit der Einführung des Output Managements als ernstzunehmender Dienstleister im Hause etabliert.“

Spezialfall Postzustellungsaufträge (PZA)

Postzustellaufträge stellen für viele Kommunen und Behörden eine tägliche Herausforderung dar, da der Umgang mit Bescheid (innerer Umschlag), Postzustellungsurkunde und äußerem Umschlag häufig fehleranfällig ist.

„Für mich als Druckereileiter ergibt sich eine neu gewonnene Gelassenheit und Sicherheit beim Erzeugen und Versenden von Postzustellaufträgen, die ich nicht mehr missen möchte. Unsere Fehlerquoten sind seit der Einführung Richtung Null gegangen.“

Mit unserer Lösung unterstützen wir seit Jahren Kommunen und Behörden erfolgreich darin, die Postzustellurkunde nicht nur vollautomatisch zu erzeugen, sondern diese auch mit dem Bescheid abzugleichen und die Kuvertierung von innerem Umschlag inkl. Urkunde in den äußeren Umschlag sicherzustellen. Dabei sind wir herstellerneutral und analysieren individuelle Situationen und Ausstattungen in der Druckerei/Poststelle. Mit zusätzlichen Sicherheitsoptionen binden wir Kuvertiere-Systeme so ein, dass über einen Abgleich von Bescheid und Urkunde sichergestellt wird, dass im äußeren Umschlag stets die zum Bescheid passende Urkunde enthalten ist. Manuelle Eingriffe entfallen hierbei vollständig.

Zentrale Ausgangspost

Ob im Homeoffice oder am Schreibtisch im Büro, immer mehr Mitarbeitende wünschen sich die Entlastung beim Drucken, Eintüten und Versenden von Briefen. Mit unserer Lösung haben Sie endlich wieder mehr Zeit für die wichtigen Dinge.

Wir stellen sicher, dass alle Dokumente mit einem Klick aus dem Textbearbeitungsprogramm in die zentrale Hausdruckerei oder zu Ihrem Dienstleister der Wahl gesendet wird und vorher so aufbereitet ist, dass das richtige Dokument in das richtige Kuvert gelangt. Durch die Verlagerung des Druckens, Kuvertieren und Versendens vom Schreibtisch, hin in die Druckerei werden die Mitarbeitenden entlastet und die Briefe deutlich schneller, günstiger und professioneller produziert. Dieser Weg verursacht geringere Kosten, erhöht den Qualitätsstandard und zieht weniger Retouren nach sich. Zusätzlich können Postrabatte optimiert und eine insgesamt effizientere Produktion und Auslieferung ermöglicht werden. Wir können dabei den gesamten Prozess vom Einreichen von Druckanfragen bis zum Drucken, Falzen, Kuvertieren, Sortieren und Optimieren von Versandkosten optimieren und automatisieren.

Arbeitsschritte bisher:

Arbeitsschritte nach optimiertem Kreislauf:

Grafik Arbeitsschritte Ausgangspost optimiert

Eine zentralisierte Ausgangspost bietet folgende Vorteile:

Steigerung der Mitarbeiterproduktivität durch Entlastung von Drucken, Eintüten und Versenden Drucken und Versenden von Briefen aus dem Homeoffice durch Übertragung an die Druckerei – Reduzierung der Kosten bei Arbeitszeit, Porto, Verbrauchsmaterialien und Support -Erhöhung des Qualitätsstandards – Umsetzung eines einheitlichen Designs (Corporate Identity) – Erstellen eines Prüfprotokolls zur Nachverfolgung, was wann wo und an wen gesendet wurde – Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit durch Einführung moderner Arbeitsweisen

„Ein zentralisierter Druck- und Versandprozess entlastet alle Mitarbeitende auf allen Ebenen. Zusätzlich reduzieren wir so den CO₂-Ausstoß, verbessern unsere Umweltbilanz und haben enorme Ersparnisse beim Porto.“