1. Eingangskommunikation – Input Management

Verwaltungen werden mit verschiedensten Anfragen über eine Vielzahl von Kommunikationskanälen konfrontiert, die integriert und bearbeitet, denen aber zugleich differenziert begegnet werden muss. Neben den Standard-Kommunikationswegen Papierpost und Fax bedienen wir auch neue Wege wie Bürgerportale und digitale Briefkästen. Wir betrachten den Informationseingang ganzheitlich, bündeln die komplette Eingangskommunikation und steuern diese in die folgenden Verwaltungsprozesse und Fachverfahren ein. Die eingehenden Dokumente werden anhand der extrahierten Inhalte klassifiziert und den entsprechenden Fachverfahren digital zur Verfügung gestellt.

2. Verwaltungsprozesse automatisiert verarbeiten

Digitalisierung bedeutet auch, Verwaltungsprozesse zu automatisieren. Mit unserer Lösung lassen sich individuelle Verwaltungsprozesse von der Fachabteilung modellieren, optimieren und die lauffähige Anwendung auf Knopfdruck generieren. So lassen sich fachliche Fehler, Inkonsistenzen und Redundanzen in Prozessen und Fachverfahren sicher beheben und zukünftig vermeiden. Automatisierte Verwaltungsprozesse sorgen für deutlich beschleunigte Abläufe und entlasten Mitarbeiter von Routinetätigkeiten. Die Prozess Factory integriert sich nahtlos in bestehende Prozesse, Fachverfahren und IT-Umgebungen.

3. Empfängergerechte Ausgangskommunikation – Output Management

Mit unserer Lösung können Verwaltungen Briefe und Bescheide weitgehend automatisiert erstellen und versenden – selbstverständlich in dem vom Empfänger gewünschten Format. Sei es als gedruckter Brief, als PDF oder als XÖV-konformer Datensatz. Dies bietet zahlreiche Vorteile: Es geht schnell, ist absolut sicher und DSGVO-konform, erleichtert die Weiterverarbeitung beim Empfänger, beschleunigt interne und externe Folgeprozesse und senkt die Kosten.