Warum X pro office auf M-Files setzt:
Intelligente Lösungen für top-modernes Dokumentenmanagement.
Wir sind seit vielen Jahren autorisierter M-Files-Reseller und haben bei unseren Kunden viele Anwendungen des Software-Giganten implementiert. Die Entscheidung für M-Files als Partner basiert auf der Überzeugung, dass deren Lösungen Unternehmen maßgeblich dabei unterstützen, die Kontrolle über ihre Geschäftsinformationen zu erlangen, die interne Produktivität zu steigern und gesetzliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Für unsere Kunden bedeutet dies: Zugang zu modernsten Technologien, die die Effizienz steigern und einen klaren Wettbewerbsvorteil verschaffen.
Unternehmensportrait: M-Files – Der Wegbereiter für intelligentes Informationsmanagement
M-Files ist ein führender Anbieter von Enterprise-Information-Management (EIM)-Lösungen, die eine verbesserte und vereinfachte Verwaltung von Dokumenten und anderen Informationen in Unternehmen ermöglichen. Ziel ist es, die Produktivität, Effizienz und die Einhaltung von rechtlichen Anforderungen zu steigern. Dies beseitigt Informationssilos und bietet schnellen und einfachen Zugang zu relevanten Inhalten aus jedem Geschäftssystem und Gerät.
Tausende von Unternehmen in über 100 Ländern setzen M-Files als zentrale Plattform für das Management ihrer Geschäftsinformationen ein, darunter namhafte Unternehmen wie SAS, Elekta und NBC Universal. M-Files ist bekannt für seine flexiblen Bereitstellungsmöglichkeiten, sei es lokal, Cloud-basiert oder hybrid, wodurch die IT-Anforderungen reduziert werden, da Anwender Inhalte auf Basis ihrer geschäftlichen Erfordernisse nutzen und kontrollieren können.
M-Files zeichnet sich durch einen einzigartigen, intuitiven Ansatz aus, der Informationen danach verwaltet, „was“ sie sind und nicht danach, „wo“ sie gespeichert sind.
M-Files Produkte im Fokus: Optimierung von Büro-Workflows
M-Files bietet eine Reihe von Lösungen, die speziell darauf ausgelegt sind, die Herausforderungen in Bezug auf Dokumentenmanagement und Büro-Workflows zu meistern:
- Enterprise-Content-Management (ECM): M-Files bietet eine umfassende ECM-Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, die zunehmende Flut an Inhalten aus verschiedenen Quellen (Bilder, Videos, Dokumente, E-Mails etc.) zu kontrollieren. ECM-Systeme von M-Files ermöglichen die Erstellung und Kontrolle von Arbeitsabläufen, die Mitarbeiter effektiver und effizienter arbeiten lassen und gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen gewährleisten. Dies führt zu einem signifikanten Investitionsertrag, da moderne ECM-Systeme bis zu 7,50 USD für jeden ausgegebenen Dollar einbringen können. Vorteile umfassen geringeren Papierverbrauch, reduzierten Arbeitsaufwand und niedrigere Kosten für Drittdienstleister.
- M-Files Ment – Dokumentenautomatisierung leicht gemacht: M-Files Ment ist eine 100% No-Code-Lösung zur Automatisierung der Dokumentenerstellung. Das Tool hilft Unternehmen, Fehler in Rechtsdokumenten zu vermeiden und wertvolle Zeit sowie Motivation der Mitarbeiter zu bewahren, die sonst durch manuelle und wiederkehrende Aufgaben verloren gehen. Mit Ment können komplexe Dokumente schnell und konsistent erstellt werden, indem Mandanten ihre Daten in elektronische Formulare eingeben, die dann automatisch in Verträge oder andere Dokumente übertragen werden. Dies optimiert die Dokumentenerstellung, sorgt für strenge Versionskontrolle und erhöht die Bandbreite für Kernaufgaben.
- Effiziente Knowledge Work dank KI: M-Files nutzt generative KI, um Wissensarbeitende zu unterstützen und die Informationsfindung reibungsloser und effizienter zu gestalten. Die KI-gestützte Lösung automatisiert die Klassifizierung und Organisation von Daten, indem sie Repository-Konnektoren und -Integrationen nutzt, um eine ganzheitliche Sicht auf Daten zu ermöglichen. Sie schafft eine „Single Source of Truth“ durch automatisierte Versionskontrolle und die Erkennung mehrfach vorhandener Dateien. Darüber hinaus kann die KI Dokumente zusammenfassen und auch bei vagen Fragen relevante Antworten liefern, unabhängig von der verwendeten Sprache. Die integrierte KI wahrt dabei höchste Sicherheitsstandards und respektiert Zugriffsrechte.
Weitere Anwendungsbereiche von M-Files
Neben den oben genannten Kernbereichen bietet M-Files auch spezialisierte Lösungen für weitere Unternehmensbereiche, wie zum Beispiel:
- Qualitätsmanagement (QMS): M-Files bietet eine spezielle Lösung für das Qualitätsmanagement, die Unternehmen dabei unterstützt, Regulierungsverpflichtungen und Standards wie DSGVO/CCPA, ISO und HIPAA zu erfüllen. Die QMS-Lösung ermöglicht die Verwaltung von Prozessen und Verfahren, die Zuweisung von Lernaufgaben, die Verbesserung der Effizienz von Audits und die Führung eines Registers für qualifizierte Lieferanten.
- Systematisches Lieferantenmanagement: M-Files hilft bei der Verwaltung von Lieferantenbeziehungen, indem es ein zentral verwaltetes Register potenzieller und qualifizierter Lieferanten mit allen relevanten Informationen bietet.
Fallstudie: AB Enzymes GmbH – ein Biotechnologieunternehmen in Darmstadt
Die AB Enzymes GmbH, ein Biotech- und Lebensmittelunternehmen, sah sich mit der Herausforderung konfrontiert, strenge regulatorische Auflagen zu erfüllen und gleichzeitig ein dezentrales, flexibles Informationsmanagement zu gewährleisten. Das Unternehmen, das Enzyme produziert, unterliegt höchsten Qualitätsansprüchen und zahlreichen Zertifizierungen wie ISO 9001, HACCP, und GMP+.
AB Enzymes implementierte M-Files als zentrale Plattform für intelligentes Informationsmanagement und die spezifische Lösung M-Files QMS für das Qualitätsmanagement. Dies umfasste klassisches Dokumentenmanagement, unternehmensweites Qualitätsmanagement und die Verwaltung von Produktspezifikationen und Rezepturen. M-Files QMS automatisiert Prozesse, verwaltet qualitätsbezogene Dokumente sicher und unterstützt Audits sowie Schulungen. Die Lösung ermöglicht zudem die Kopplung mit SAP und die konsequente Nutzung von Metadaten.
Dr. Susanna Eerola, Product Service Manager bei AB Enzymes: „Dank M-Files QMS sind wir in der Lage, höchste Qualität in allen Belangen sicherzustellen und die Leistungsfähigkeit unseres QM gegenüber externen Auditoren nachzuweisen. Es wirkt wie ein Katalysator, der Diskussionen über den richtigen Umgang mit Dokumenten und Prozessen anstößt und hilft, einheitliche Regeln umzusetzen und zu kontrollieren.“
Fallstudie: City 1 Group GmbH – Bauprojektentwickler in Neu-Isenburg
Die City 1 Group, ein Projektentwickler und Bauträger, litt unter langen Durchlaufzeiten bei der Rechnungsprüfung, insbesondere bei komplexen Baurechnungen, was zu erheblichen Skontoverluste führte. Das manuelle Vorgehen und der Verlust von Belegen erschwerten die Prozesse.
In Zusammenarbeit mit DMSFACTORY implementierte die City 1 Group M-Files für die Rechnungsfreigabe und elektronische Archivierung seit Mai 2018. Die Lösung integrierte Scanner und ABBYY Flexi Capture for Invoices, um Rechnungsdaten auszulesen und rechtssicher in M-Files zu archivieren. M-Files wurde mandantenfähig eingerichtet und mit DATEV sowie dem Bauprojektcontrolling-System COOR verbunden. Generalrechnungen durchlaufen den M-Files-Workflow, während Baurechnungen in COOR bearbeitet und anschließend in M-Files gespiegelt werden. Die Geschäftsleitung erteilt die finale Freigabe in M-Files.
Geschäftsführer Vassilios Farmakis lobte die Flexibilität von M-Files: „Es kann nicht nur als Rechnungsfreigabeprogramm genutzt werden, sondern lässt sich später zur digitalen Verwaltung verschiedenster Dokumentarten ausbauen, zum Beispiel für Bauaktenpläne, Schriftverkehr mit Kunden und weitere Dokumente. Wir sehen im Workflow ganz genau, wo die Bearbeitung klemmt und können entsprechend nachhaken“.
Als erfahrener und autorisierter M-Files Reseller stehen wir Ihnen als umfassender Beratungspartner für alle M-Files Anwendungen zur Seite. Wir bieten Interessenten eine kostenfreie Analyse zu potenziellen Einsatzmöglichkeiten der M-Files-Lösungen im jeweiligen Geschäftsumfeld an. Ziel ist es, gemeinsam mit potenziellen Anwendern die idealen Wege aufzuzeigen, wie M-Files zur Optimierung von Dokumentenmanagement und Geschäftsprozessen beitragen kann.
