Wir stellen Ihnen hier eine Lösung vor, die wir für einen unserer Kunden realisiert haben. Mit Hilfe „digitaler Konfektionierung“ konnte unser Druckdienstleister deutliche Kosteneinsparungen erzielen. Vor allem aber konnte er den Arbeitsablauf für seinen Kunden deutlich beschleunigen und Fehler reduzieren. Lassen Sie sich inspirieren!
Die Ausgangssituation
Unser Kunde erledigt die Druckproduktion, Lagerung und Verteilung von Werbe- und Geschäftsdrucksachen für ein Unternehmen aus der Versicherungsbranche.
Der konventionelle Ablauf erforderte Lagerhaltung, umfangreiche manuelle Erstellung der Druckaufträge und hohen Personaleinsatz für die Zusammenstellung der bestellten Dokumente wie Faltblätter, A4- und A5-Broschüren, Prospekte und Angebotsunterlagen auf A4-Papier, Paketaufkleber auf einem speziellen Druckmaterial sowie Lieferscheine. Der Prozess war arbeitsaufwendig, langwierig und fehleranfällig.
Ein Informationspaket für eine Versicherungsagentur besteht jeweils aus unterschiedlichen Dokumenten wie z.B. zweiseitig bedruckten Preislisten auf Büropapier mit Eckheftung, hochwertigen Prospekten auf Bilderdruckpapier, einseitig bedruckten Formularen, einem Paketaufkleber und einem Lieferschein pro Paket Außerdem erhalten die verschiedenen Agenturen nicht alle die gleichen Dokumente in der gleichen Menge, weil sie je nach Größe und Kundenkreis einen unterschiedlichen Bedarf haben. Darum mussten die Dokumente manuell selektiert und separat gedruckt werden. Danach wurden am Packtisch per Pickliste die passenden Dokumente in der jeweils für eine Agentur passenden Anzahl zusammengetragen. Unser Projekt entstand im Gespräch mit der Druckerei, die nach einer Möglichkeit suchte, den Aufwand für die Produktion zu reduzieren und somit Kosten und Zeit zu sparen.
Die Lösung
Wir erarbeiteten für unseren Kunden eine intelligente digitale Konfektionierungslösung, die ihm durch den Wegfall vieler manueller Tätigkeiten eine deutliche Kosten- und Zeitersparnis bei gleichzeitiger Verbesserung seiner Fehlerquote ermöglicht. Unser Kunde konnte seine Marge erhöhen und seinem Kunden einen besseren Service bieten.
Der Ablauf ist denkbar einfach: Die Bestellungen der Versicherungsagenturen werden im SAP-System des Versicherers getätigt. Dort werden die Auftragsinformationen von unserem System ausgelesen und wir erstellen automatisch die notwendigen Druckaufträge. Dazu ruft unser System die aktuellen Druckdaten aller Produkte vom Server der Versicherung ab, bereitet sie für den Druck auf und übergibt sie an den Workflow unseres Kunden.
Für jede Agentur wird jetzt ein Paket mit den passenden Dokumenten in genau der gewünschten Menge produziert. Dabei werden unterschiedliche Druckmaterialien, unterschiedliche Formate (wie A4 und A3) und unterschiedliche Weiterverarbeitungsvarianten erstellt (wie Faltblätter oder Broschüren).
Alle Produkte einer Bestellung können nun „mit nur einem Klick“ als Paket in der richtigen Auflage gedruckt und verarbeitet sowie anschließend verpackt und noch am gleichen Tag versendet werden. Es ist keinerlei Aufwand für Lagerhaltung mehr nötig, der Personalaufwand sinkt drastisch und darüber hinaus konnten noch Einsparungen im Versand realisiert werden.
Aber auch der Kunde unserer Druckerei hat Vorteile von der Automatisierungslösung:
Er profitiert von kürzeren Bearbeitungszeiten und kann sicher sein, dass seine Agenturen immer die richtigen Druckerzeugnisse in der aktuellen Version erhalten. Und die Agenturen können dank der verkürzten Lieferzeit flexibler arbeiten.
Fazit: „Digitale Prozessoptimierungen bieten Unternehmen der Druck- und Medienbranche neue geschäftliche Möglichkeiten.“
Geringere Produktionskosten verbessern die Marge und die Wettbewerbsposition. Druckereien könnten ihren Kunden Nutzen durch Zeitersparnis und kürzere Lieferzeiten bieten und sie steigern die Qualität ihrer Dienstleistung – Druckereien verkaufen nicht nur Drucksachen, sondern sie verbessern Kundenprozesse.
In der täglichen Anwendung sind unsere Optimierungslösungen einfach zu nutzen. Sie können flexibel an veränderte Anforderungen angepasst werden und halten durch ihre Skalierbarkeit problemlos mit dem Wachstum jedes Unternehmens mit.
Unser Angebot
Die X-NRW GmbH ist spezialisiert auf die Entwicklung erfolgreicher Digitalisierungslösungen für Druck- und Mediendienstleister in jeder Größenordnung, von der kleinen Lösung für einen einzelnen Arbeitsschritt bis hin zum komplexen System. Unsere Experten sind Profis darin, eine individuelle Prozessoptimierung für Sie und Ihre Kunden zu entwickeln und umzusetzen, die sich wirklich rechnet! Wir können uns an alle möglichen Systeme anbinden, weil wir ganz flexibel unterschiedliche Schnittstellen nutzen.
Wenn Sie Ihren Kunden neue Möglichkeiten bieten wollen, unterstützen wir Sie gerne dabei, eine Prozesslösung zu realisieren. Das funktioniert in den meisten IT-Umgebungen und mit überschaubarem finanziellem und zeitlichem Aufwand. Und in vielen Fällen können Sie auch öffentliche Förderprogramme nutzen.
