In vielen Stadt- und Gemeindeverwaltungen werden unsere Scanlösungen bereits eingesetzt, unter anderem bei diesen Kommunen:
Die Stadt Wuppertal macht es vor:
„Eine verbesserte Work-Life-Balance mittels flexibler Arbeitsmodelle, möglich durch digitale Aktenführung. Das stärkt auch die Position als attraktiver Arbeitgeber.“
Die Ausgangssituation:
Im Herzen Nordrhein-Westfalens avanciert Wuppertal mit seinen 355.000 Einwohnern zur digitalen Schaltzentrale. Täglich meistert die Stadtverwaltung einen beeindruckenden Berg an eingehenden Postsendungen – in Hochphasen summieren sich die Briefe auf 3.500 Stück/Tag.
Das Amt für Informationstechnologie und Digitalisierung navigiert das Schiff der Stadtverwaltung sicher durch die digitalen Gewässer, unterstützt von einem 200-köpfigen Team, das in den Bereichen Projektmanagement, Prozessdigitalisierung, IT-Strategie, Arbeitsplatzberatung sowie in der Beantwortung komplexer Fragen zur Softwareauswahl, Informationssicherheit und Lizenzverwaltung aktiv ist.
Die Herausforderung:
Vor Projektbeginn war für die Stadt Wuppertal klar, dass das Scannen der Tagespost einen enormen manuellen Aufwand bedeutet hätte. Die Heterogenität der Inhalte in der Eingangspost hätte zu einer Vielzahl an manuellen, vorbereitenden Tätigkeiten und einer großen Verzögerung bei der Bereitstellung der Dokumente im DMS geführt.
Zusätzlich hätten Dokumente nicht nur digitalisiert und protokolliert vernichtet, sondern auch nach Anforderung nachvollziehbar zurück an die Sachbearbeitung gegeben werden müssen, etwa für Re-Scan und Original-Anforderungen – ein Puzzle aus Prozessen, das insg. Zwölf Personen beeinflusst hätte. Vor diesem Hintergrund und nicht zuletzt wegen der gesetzlichen Verpflichtung zur elektronischen Aktenführung wurde der Ruf nach Optimierung laut.
Die Lösung:
Mit Weitblick und Innovationsgeist reagierte die Stadt Wuppertal, mit Judith Frankenbach als Projektleitung und ihrem Team auf die Herausforderung. Nach einer umfassenden Marktrecherche setzte die Verwaltung eine zentrale Scanstelle auf und beschaffte im Rahmen einer Ausschreibung zwei, insbesondere für öffentliche Auftraggeber ausgelegte, OPEX FalconV RED Scansysteme mit integriertem Brieföffner und TR RESI konformer Software.
Geliefert, installiert und angepasst durch den auf Behörden spezialisierten Anbieter für Input- und Output Management, X-NRW GmbH, revolutionierte Wuppertal damit das Scannen seiner Tagespost. Durch die gewählte Gesamtlösung, ausgelegt für Tagespost- und Aktenscan, wurden die bislang mühsamen manuellen Vorbereitungen nahezu obsolet.
Das Resultat: gestraffte Abläufe, deutlich reduzierter Personaleinsatz und eine Neuausrichtung der Mitarbeitenden auf kritische operative Bereiche. X-NRW bereicherte das Projekt zudem mit der flexiblen und speziell zugeschnittenen Softwarelösung für ersetzendes Scannen inkl. Siegelung, Transfervermerk, der vollständigen Integration ins DMS d.3 der Firma d.velop und der Möglichkeit Originale und Re-Scans verwaltungsweit automatisiert anzufordern und protokolliert zuzustellen. Hierdurch werden in Summe sowohl die Mitarbeitenden in der Post- und Scanstelle als auch die Sachbearbeitenden dauerhaft entlastet.
Die Zukunft:
Mit diesem Schritt setzt Wuppertal neue Maßstäbe in der öffentlichen Verwaltung und etabliert sich als Pionierstadt im digitalen Zeitalter. Die Transformation trägt Früchte: eine verbesserte Work-Life-Balance durch flexible Arbeitsmodelle für die Sachbearbeitung durch eine digitale Aktenführung und eine gestärkte Position als attraktiver Arbeitgeber. Mit Blick auf die Zukunft hält Wuppertal den Kurs – bereit, auf neue Anforderungen wie das Scannen von Bestandsakten oder Anfragen für das Scannen von Tagespost als Dienstleistung für andere Kommunen reagieren zu können.
📌Zusammenfassung:
– Reduzierung von manuellen Tätigkeiten in der Scanvorbereitung
– Schnellere Bereitstellung der Eingangspost im DMS der Sachbearbeitenden
– Effizientere Abläufe für sich zukünftig verändernde Rahmenbedingungen
