Entscheidungsfindung

1. Warum habt Ihr Euch für Gesamtlösung, bestehend aus Leadprint, X-Connect und FreeFlow Core, entschieden?

Wir wollten einen möglichst automatisierten Workflow, der sowohl unsere Aufträge aus den einzelnen closed W2P-Shops unserer Kunden als auch wiederkehrende Aufträge außerhalb der Shops abwickeln kann. Da Leadprint schon im Einsatz war, wollten wir hierauf aufsetzen. Außerdem konnte auch eine API zum Selati Digital Print Manager geschaffen werden, mit dem wir unsere Kalkulation, Produktionsplanung und Auftragsabwicklung managen.

2. Welche Erwartungen hattet Ihr vor Beginn des „Projekts“ und wurden diese erfüllt?

Unsere Erwartung war, dass vom Auftragseingang bis zum Versand wesentliche Erleichterungen in der Abwicklung sowohl in der Verwaltung als auch in der Produktion erreicht werden. Es sollte Zeit und Kapazitäten einsparen, die wir dann zur Geschäftsweiterentwicklung nutzen wollten. Wir haben einige Meilensteine erreicht, aber die Umsetzung ist ein kontinuierlicher Prozess. Wir integrieren weiterhin neue Abläufe, da immer neue Kundenanforderungen etc. hereinkommen.

Bereich Workflow-Optimierung 

3. Wie hat FreeFlow Core Eure Druckprozesse in Kombination mit dem B2B-Webshop und X-Connect nach Implementierung beeinflusst?

Mit FreeFlow Core haben wir viele Prozesse automatisiert und dadurch Ressourcen für andere Projekte freigesetzt. Zudem wurden Aufträge so klar definiert und konfiguriert, dass hier einige Fehlerquellen ausgeschlossen werden konnten.

4. Gibt es Bereiche, die früher manuelle Arbeit erfordert haben und jetzt durch die Gesamtlösung automatisiert sind?

Die Daten, die aus den W2P-Shops generiert werden, werden automatisch geprüft, für bestimmte Produktionstage gesammelt, ausgeschossen und mit den richtigen Druckeinstellungen direkt auf die richtige Maschine übertragen. Außerdem werden die EAN-Codes und Reg-Marken für die entsprechenden Schneidprogramme unseres DocuCutters generiert und mit aufgedruckt. Parallel erscheinen die zugehörigen Aufträge vollautomatisch in unserem MIS-System, was bedeutet, dass Sie in unserer Materialbeschaffung, der Lagerverwaltung, der Produktionsplanung, der FSC-Bilanzierung und der Statistik auftauchen.

5. Wie haben sich die Software-Produkte auf die Geschwindigkeit und Effizienz Eurer Auftragsabwicklung ausgewirkt?

Wir brauchen keine Druckdaten herunterladen, keine wiederkehrenden Daten manuell ausschießen und einstellen. Wir haben Workflows, bei denen wir innerhalb weniger Sekunden eine Tabelle vom Kunden bearbeiten, diese in einen Workflow schieben und nach Verarbeitung fertig ausgeschossene Mailings auf der Maschine landen. Wir schieben eine große Anzahl Daten unterschiedlichster Produkte wie Broschüren, Folder, Klebebindungen in einen einzigen aktiven Ordner. Dieser analysiert die Daten anhand des Formats und der Seitenanzahl, schiebt sie dann in denen entsprechenden Workflow-Zweig und die Jobs landen ausgeschossen, voreingestellt inklusive Endverarbeitungsoptionen auf der richtigen Maschine.

Bereich Qualitätsmanagement

6. Hilft FreeFlow Core Euch in Verbindung mit den anderen Systemen, eine gleichbleibend hohe Druckqualität sicherzustellen?

Hier gibt es definitiv Luft nach oben, wenn wir uns mal die Zeit nehmen, um wirklich alle Möglichkeiten der Datenprüfung und Korrekturen auszuschöpfen.

7. Habt Ihr eine Verringerung der Fehlerquote festgestellt? Wenn ja, in welchen Bereichen?

Ja. Es werden durch die Workflows diverse Fehlerquellen ausgeschlossen, das sind z. B. Druck von falschen Daten, falsche Einstellungen, falsches Papier, falsche Weiterverarbeitung, falsche Schneidprogramme.

Bereich Kundenerfahrung

8. Hat die genannte Gesamtlösung dazu beigetragen, Eure Lieferzeiten zu verkürzen und die Kundenzufriedenheit zu steigern?

Wir sind glücklich ein funktionierendes, einfaches und individuell an die Bedürfnisse unserer Kunden angepasstes System zu haben. Die Bindung des Kunden ist der größte Vorteil. Wenn man einen Kunden erstmal an ein solches System angebunden hat, gibt es kaum einen Grund für ihn, den Anbieter zu wechseln, da es mit größerem Aufwand und größeren Kosten verbunden ist. Zudem kann das System einen Einstieg bieten und zu einer langfristigen Partnerschaft führen.

9. Gibt es konkrete Beispiele, wie FreeFlow Core und die Integration mit dem Webshop und X-Connect Euch geholfen haben, spezielle Kundenanforderungen noch besser zu erfüllen?

Statische und personalisierte Druckaufträge, aber auch Versand von Lagerartikeln sind das eine, aber wir haben auch schon Sonderaktionen mit diesen Systemen abgebildet. Zum Beispiel wollten Kunden einen internen Weihnachtsshop, über den Sie das ganze Bestellwesen und die Logistik abwickeln konnten.

Bereich Kosten- und Ressourcenersparnis

10. Konntet Ihr durch die Gesamtlösung Betriebskosten senken, beispielsweise durch weniger Materialverbrauch, Zeit- oder Energieeinsparungen?

Das kann ich nicht mit Zahlen untermauern. Auf der einen Seite haben wir einen zusätzlichen Server dafür im ständigen Betrieb. Auf der anderen Seite sparen wir einiges an Zeit und Energie, da die Daten automatisch gesammelt und an zwei Tagen in der Woche gebündelt produziert werden.

11. Wie hat sich die Arbeitsbelastung Eurer Mitarbeiter durch die Nutzung dieser Lösung verändert?

Durch die automatisierten Prozesse werden die Operator und die Mitarbeiter in der Druckvorstufe und in der Weiterverarbeitung deutlich entlastet.

Bereich Integration und Benutzerfreundlichkeit

12. Wie lief die Integration der Software-Produkte in Eure bestehenden Systeme?

Bei IT-Projekten kann es immer zu unvorhersehbaren Ereignissen kommen, aber mit X-NRW haben wir dort einen starken Partner, der die Integration mit uns zusammen sehr schnell zum erfolgreichen Einsatz gebracht hat. Die zuständigen Mitarbeiter sind mehr als kompetent, sie legen ein überdurchschnittliches Engagement an den Tag.

13. Wie kommt Euer Team mit der Gesamtlösung zurecht? Sind die einzelnen Komponenten benutzerfreundlich?

Wie bei jedem neuen Tool muss man sich auch bei Leadprint und FreeFlowCore die Zeit nehmen, um die Funktionsweise zu verstehen und die Möglichkeiten kennenzulernen. Diese beiden Plattformen sind sehr mächtig und können noch viel mehr leisten, als wir bisher nutzen. Für Operator und Fachkräfte aus der Druckvorstufe ist das gut zu bewältigen.

Rückblick und Ausblick

14. Was hat Euch seit der Einführung positiv überrascht?

Wenn die Daten jeden Montag und Donnerstag pünktlich um 11 Uhr fertig eingestellt auf der Maschine auftauchen und die Aufträge automatisch in die Produktion eingeplant werden. Das hat schon was von Magie.

15. Gibt es Funktionen oder Features, die Ihr Euch zusätzlich wünschen würdet?

Eine intuitivere Ansicht im Ausschießbaustein und verständlichere Begrifflichkeiten. Das UX -Design von Fiery oder den Adobe Cloud Programmen mit der Funktionalität von FreeFlowCore wäre ein Traum.

16. Gibt es Aspekte der Gesamtlösung, die Euch nicht gefallen haben? Wenn ja, welche?

Bei Updates kann es vorkommen, dass Workflows beschädigt werden. Daher sind regelmäßige Sicherungen essenziell. Oder das Aufträge mal hängen bleiben, weil Druckerziele nicht abrufbar sind. Das kostet dann Zeit, dass wieder ans Laufen zu bekommen. Ich würde mir wünschen das Updates und das Wiederherstellen von kaputten Workflows automatisch ablaufen.

17. Seht Ihr noch weitere betriebliche Einsatzmöglichkeiten für FreeFlow Core oder die anderen Komponenten, die vielleicht bisher nicht umgesetzt wurden?

Definitiv, aber das ist eine Frage der Kapazitäten und Prioritäten. Ich denke, wir werden in Zukunft noch viel mehr sinnvolle Use Cases mit Bestands- und Neukunden entwickeln, die ihnen und uns das Leben erleichtern werden.