In vielen Stadt- und Gemeindeverwaltungen werden unsere Scanlösungen bereits eingesetzt, unter anderem bei diesen Kommunen:
Vom Papierberg zum digitalen Workflow – Chemnitz macht es vor
Die Stadt Chemnitz stand vor der Herausforderung, ihre zeitaufwändige, manuelle Postbearbeitung zu modernisieren und eine solide Basis für die flächendeckende Einführung der E-Akte (DMS) zu schaffen. In Zusammenarbeit mit uns und unserem Partner OPEX wurde eine neue Scanlösung eingeführt, die den Prozess revolutionierte.
Die Einführung von „Die Revolution des Scannens“ hat in Chemnitz zur erheblichen Beschleunigung der Prozesse geführt, da Dokumente den Fachbereichen nun tagesaktuell digital zur Verfügung stehen und die Bearbeitungszeiten verkürzt werden. Dank der One-Touch-Scanning-Philosophie mit dem OPEX Falcon V+ und integriertem Brieföffner werden manuelle Vorbereitungsschritte minimiert, was den Personalbedarf erheblich reduziert. Gleichzeitig gewährleistet die TR-RESISCAN-Konformität die notwendige Rechtssicherheit und schafft die Grundlage für die flächendeckende digitale Aktenführung (E-Akte). Die Integration in die E-Akte erleichtert nicht nur die teamübergreifende Zusammenarbeit, sondern fördert auch flexibles Arbeiten wie Homeoffice. Durch die schrittweise Implementierung und praxisnahe Schulung konnte zudem eine schnelle Akzeptanz dieses Kulturwandels bei den Mitarbeitenden erreicht werden. Die Gesamtlösung von X-NRW, die den Scanprozess in der Digitalen Poststelle bis zur Übergabe in die E-Akte steuert , hat die Verwaltung damit zukunftsfähig, effizient und transparent aufgestellt.
Stadt Chemnitz – Hauptamt / Abteilung Zentrale Dienste
Die Zusammenarbeit mit X-NRW ist in mehrfacher Hinsicht bereichernd. Der offene fachliche Austausch und das partnerschaftliche Miteinander haben uns wertvolle, praxisnahe Impulse für unsere Weiterentwicklung geliefert. So konnten wir eine Lösung etablieren, die sowohl technisch als auch rechtlich exakt auf unsere Anforderungen zugeschnitten ist. Vom ersten Projektaustausch bis heute begleitet uns X-NRW als verlässlicher Sparringspartner – mit einem offenen Blick auf technische wie organisatorische Fragen und einem Austausch auf Augenhöhe, der uns stets praxisnahe Impulse liefert.
Rick Seifert, Sachgebietsleiter Logistik & Mobilität
Pro Arbeit – Kreis Offenbach, Kommunales Jobcenter
Die Zusammenarbeit mit der X-NRW GmbH im Rahmen unseres Projekts „Digitaler Postlauf“ war in jeder Hinsicht beispielhaft. Von Beginn an überzeugte das Team durch hohe fachliche Kompetenz, strukturiertes Projektmanagement und eine beeindruckende Umsetzungsstärke.
Gerade unter den besonderen Rahmenbedingungen eines kommunalen Jobcenters – mit komplexen Datenschutzanforderungen, hohem Dokumentenaufkommen und der Notwendigkeit, passgenaue Lösungen für interne Abläufe zu finden – zeigte sich die wahre Stärke unserer Partner. Herausforderungen wurden proaktiv adressiert und stets im Sinne unserer Organisation und des Projekterfolgs gemeistert. Die partnerschaftliche Kommunikation auf Augenhöhe hat nicht nur Vertrauen geschaffen, sondern maßgeblich zum Projekterfolg beigetragen.
Durch diese hervorragende Zusammenarbeit ist es gelungen, das Projekt in weniger als zwölf Monaten – von der Ausschreibung bis zum Produktivstart – erfolgreich umzusetzen. Ein beachtlicher Erfolg, der die Leistungsfähigkeit der X-NRW GmbH und ihrer Partner eindrucksvoll unterstreicht. Nochmals vielen Dank für die professionelle und erfolgreiche Zusammenarbeit. Wir schätzen Ihre Arbeit sehr und freuen uns auf zukünftige Projekte!
Sven Lotz, Digitalisierungsmanagement, Projektleiter „Digitaler Postlauf“
Die Stadt Wuppertal macht es vor:
„Eine verbesserte Work-Life-Balance mittels flexibler Arbeitsmodelle, möglich durch digitale Aktenführung. Das stärkt auch die Position als attraktiver Arbeitgeber.“
Die Ausgangssituation:
Im Herzen Nordrhein-Westfalens avanciert Wuppertal mit seinen 355.000 Einwohnern zur digitalen Schaltzentrale. Täglich meistert die Stadtverwaltung einen beeindruckenden Berg an eingehenden Postsendungen – in Hochphasen summieren sich die Briefe auf 3.500 Stück/Tag.
Das Amt für Informationstechnologie und Digitalisierung navigiert das Schiff der Stadtverwaltung sicher durch die digitalen Gewässer, unterstützt von einem 200-köpfigen Team, das in den Bereichen Projektmanagement, Prozessdigitalisierung, IT-Strategie, Arbeitsplatzberatung sowie in der Beantwortung komplexer Fragen zur Softwareauswahl, Informationssicherheit und Lizenzverwaltung aktiv ist.
Die Herausforderung:
Vor Projektbeginn war für die Stadt Wuppertal klar, dass das Scannen der Tagespost einen enormen manuellen Aufwand bedeutet hätte. Die Heterogenität der Inhalte in der Eingangspost hätte zu einer Vielzahl an manuellen, vorbereitenden Tätigkeiten und einer großen Verzögerung bei der Bereitstellung der Dokumente im DMS geführt.
Zusätzlich hätten Dokumente nicht nur digitalisiert und protokolliert vernichtet, sondern auch nach Anforderung nachvollziehbar zurück an die Sachbearbeitung gegeben werden müssen, etwa für Re-Scan und Original-Anforderungen – ein Puzzle aus Prozessen, das insg. Zwölf Personen beeinflusst hätte. Vor diesem Hintergrund und nicht zuletzt wegen der gesetzlichen Verpflichtung zur elektronischen Aktenführung wurde der Ruf nach Optimierung laut.
Die Lösung:
Mit Weitblick und Innovationsgeist reagierte die Stadt Wuppertal, mit Judith Frankenbach als Projektleitung und ihrem Team auf die Herausforderung. Nach einer umfassenden Marktrecherche setzte die Verwaltung eine zentrale Scanstelle auf und beschaffte im Rahmen einer Ausschreibung zwei, insbesondere für öffentliche Auftraggeber ausgelegte, OPEX FalconV RED Scansysteme mit integriertem Brieföffner und TR RESI konformer Software.
Geliefert, installiert und angepasst durch den auf Behörden spezialisierten Anbieter für Input- und Output Management, X-NRW GmbH, revolutionierte Wuppertal damit das Scannen seiner Tagespost. Durch die gewählte Gesamtlösung, ausgelegt für Tagespost- und Aktenscan, wurden die bislang mühsamen manuellen Vorbereitungen nahezu obsolet.
Das Resultat: gestraffte Abläufe, deutlich reduzierter Personaleinsatz und eine Neuausrichtung der Mitarbeitenden auf kritische operative Bereiche. X-NRW bereicherte das Projekt zudem mit der flexiblen und speziell zugeschnittenen Softwarelösung für ersetzendes Scannen inkl. Siegelung, Transfervermerk, der vollständigen Integration ins DMS d.3 der Firma d.velop und der Möglichkeit Originale und Re-Scans verwaltungsweit automatisiert anzufordern und protokolliert zuzustellen. Hierdurch werden in Summe sowohl die Mitarbeitenden in der Post- und Scanstelle als auch die Sachbearbeitenden dauerhaft entlastet.
Die Zukunft:
Mit diesem Schritt setzt Wuppertal neue Maßstäbe in der öffentlichen Verwaltung und etabliert sich als Pionierstadt im digitalen Zeitalter. Die Transformation trägt Früchte: eine verbesserte Work-Life-Balance durch flexible Arbeitsmodelle für die Sachbearbeitung durch eine digitale Aktenführung und eine gestärkte Position als attraktiver Arbeitgeber. Mit Blick auf die Zukunft hält Wuppertal den Kurs – bereit, auf neue Anforderungen wie das Scannen von Bestandsakten oder Anfragen für das Scannen von Tagespost als Dienstleistung für andere Kommunen reagieren zu können.
Zusammenfassung:
– Reduzierung von manuellen Tätigkeiten in der Scanvorbereitung
– Schnellere Bereitstellung der Eingangspost im DMS der Sachbearbeitenden
– Effizientere Abläufe für sich zukünftig verändernde Rahmenbedingungen
