DIGITALISIERUNG DER TAGESPOST UND AKTENBESTÄNDEN MIT 70% WENIGER PERSONALEINSATZ:
OPEX® Scantechnologie revolutioniert seit vielen Jahren den Markt – jetzt auch in Deutschland.
Seit dem Einzug der E-Akte und spätestens seit dem pandemiebedingten Zuwachs an
Heimarbeitsplätzen wächst die Notwendigkeit für das zentrale Scannen der Tagespost bei
Kommunen und Unternehmen sprunghaft an.
Während einfache Scangeräte vielfach die erste Wahl in Post- und Scanstellen sind, entstehen
die eigentlichen Kosten- und Zeitverluste im Tagesgeschäft darin, die typische Post von
Bürgern und Unternehmen zum Scannen vorzubereiten: große A4-Dokumente, kleine
Quittungen, unterschiedlichste Belege, getackerte Unterlagen, gefaltete oder verknitterte
Bescheide sollen alle mit möglichst wenig Aufwand gescannt werden.
Traditionelle Lösung:
Viele fleißige Hände führen viele zeit- und arbeitsintensive Schritte durch. Sortierung der Post,
Öffnung, Entklammern, Enttackern, Glätten, Kleben, Vorsortieren, etc. damit die Briefinhalte
scanbar sind und dem Scansystem zugeführt werden können.
Unsere optimierte Lösung:
Ein Großteil der Arbeitsschritte kann entfallen, so wie es z.B. in Städten, Kreisen, Amts- oder
Sozialgerichten bereits gelebt wird.
Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen
Schnell, einfach und sicher mit der Prozess Factory
Das bereits im Sommer 2017 in Kraft getretene Onlinezugangsgesetz (OZG) schreibt vor, dass Bund und Länder bis 2022 alle Verwaltungsleistungen in Deutschland über Verwaltungsportale auch digital anbieten müssen. Dazu formulieren Bund, Länder und Kommunen im IT-Planungsrat eine gemeinsame Strategie für die Umsetzung des OZG.
Zur Dokumentation, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen in der Verwaltung ist die Notation des Standards BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) zu verwenden.
Quelle: Runderlass des Ministeriums für Inneres und Kommunales, Dezember 2016
Digitale Verwaltung: vernetzt und bürgernah
Durchgängig digitale Verwaltungsprozesse: Kommunikationseingang, Prüfung & Verarbeitung, Kommunikationsausgang
Zeit sparen bei der Entwicklung der Anwendung durch den Fachbereich
Unsere Lösung ermöglicht das automatisierte Verarbeiten der kompletten Eingangskommunikation, die Extraktion und Validierung von Daten, deren Abgleich mit Fachanwendungen sowie das empfängergerechte Erstellen und Versenden von Briefen und Bescheiden.
Eingangskommunikation (Input Management)
Verwaltungen werden mit verschiedensten Anfragen über eine Vielzahl von Kommunikationskanälen konfrontiert, die integriert und bearbeitet, denen aber zugleich differenziert begegnet werden muss. Neben den Standard-Kommunikationswegen Papierpost und Fax bedienen wir auch neue Wege wie Bürgerportale und digitale Briefkästen. Wir betrachten den Informationseingang ganzheitlich, bündeln die komplette Eingangskommunikation und steuern diese in die folgenden Verwaltungsprozesse und Fachverfahren ein.
Prüfung und Validierung
Die eingehenden Dokumente werden anhand der extrahierten Inhalte klassifiziert und den entsprechenden Fachverfahren digital zur Verfügung gestellt.
Verwaltungsprozesse automatisiert verarbeiten
Digitalisierung bedeutet auch, Verwaltungsprozesse zu automatisieren. Mit unserer Lösung lassen sich individuelle Verwaltungsprozesse von der Fachabteilung modellieren, optimieren und die lauffähige Anwendung auf Knopfdruck generieren. So lassen sich fachliche Fehler, Inkonsistenzen und Redundanzen in Prozessen und Fachverfahren sicher beheben und zukünftig vermeiden. Automatisierte Verwaltungsprozesse sorgen für deutlich beschleunigte Abläufe und entlasten Mitarbeiter von Routinetätigkeiten. Die Prozess Factory integriert sich nahtlos in bestehende Prozesse, Fachverfahren und IT-Umgebungen.
Empfängergerechte Ausgangskommunikation (Output Management)
Mit unserer Lösung können Verwaltungen Briefe und Bescheide weitgehend automatisiert erstellen und versenden – selbstverständlich in dem vom Empfänger gewünschten Format. Sei es als gedruckter Brief, als PDF oder als XÖV-konformer Datensatz. Dies bietet zahlreiche Vorteile: Es geht schnell, ist absolut sicher und DSGVO-konform, erleichtert die Weiterverarbeitung beim Empfänger, beschleunigt interne und externe Folgeprozesse und senkt die Kosten.
Features
Medienbruchfreie, digitale Prozesse
- Einfache Erstellung von „End-to-end“-Prozessen inklusive Integration der bestehenden IT-Umgebung sowie Fachverfahren – auch ohne Eingangsschnittstelle.
- Anreicherung um Metainformationen erleichtert die Folgeverarbeitung.
Modularer Aufbau
- Wiederverwendbare Module sparen Zeit beim Design und Aufbau der Anwendung.
- Die Dokumentation ist immer auf dem aktuellen Stand.
Überwachung des gesamten Prozesses ist gewährleistet
- Monitoring, Reporting & Debugging.
Das Modell ist die Anwendung – die Anwendung ist das Modell
- Änderungen im Prozessmodell fließen unmittelbar in die Anwendung.
- Masken, Oberflächen und Anwendungslogik werden automatisch generiert.
Einheitliche Sprache und Plattform für ORGA, Fach- und IT-Abteilung
- Die gemeinschaftliche Nutzung von BPMN 2.0 vereinfacht die Kommunikation zwischen allen Beteiligten.
- Das automatisierte Generieren der lauffähigen Anwendung ermöglicht ein agiles gemeinsames Vorgehen.
- Durch die Möglichkeit, das Prozessmodell und damit die Anwendung flexibel anzupassen, ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess sichergestellt.
Modellbasierter Anwendungsgenerator (BPMN 2.0)
Vom Prozess-Modell zur implementierten und lauffähigen Anwendung in wenigen Tagen
Das bereits im Sommer 2017 in Kraft getretene Onlinezugangsgesetz schreibt vor, dass Bund und Länder bis 2022 alle Verwaltungsleistungen über Web-Portale auch digital anbieten müssen.
Wie kann die öffentliche Verwaltung ihre ständig steigenden Anforderungen erfüllen, und die neuen Möglichkeiten der digitalen Transformation nutzen?
Prozess Factory
Leichte Integration bestehender Fachverfahren und IT-Umgebungen
Im ersten Schritt werden bestehende Prozesse in die Prozess Factory importiert, automatisch dokumentiert und in die Prozess-Überwachung aufgenommen. Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir, wie Daten und IT-Systeme integriert, verknüpft und so Mehraufwendungen vermieden werden können.
Ein typisches Beispiel sind Fachanwendungen und Abrechnungssysteme, in denen Daten von Bürgern verarbeitet werden. Häufig ist es so, dass die Daten in verschiedenen Systemen manuell angelegt werden müssen und nicht synchronisiert werden. Mit der Prozess Factory ersetzen wir die manuellen Mehrfacheingaben über Synchronisation der verschiedenen Systeme und Systemschritte.
Vom BPMN-Modell zur lauffähigen Anwendung
Die Prozess Factory erzeugt aus BPMN-Modellen lauffähige Anwendungen.
Wir versetzen die Prozessverantwortlichen Ihrer Verwaltung in die Lage, ihre Verwaltungsprozesse und Fachverfahren mithilfe eines „Modell-getriebenen Anwendungsgenerators“ selbst zu erstellen und zu optimieren. Das Prozessmodell und die fertige Anwendung basieren auf dem weltweiten Standard BPMN 2.0.
Die Prozess Factory erzeugt aus BPMN-Modellen lauffähige Anwendungen – auf Knopfdruck! Diese Anwendungen können sofort in die IT-Infrastruktur deployed werden. Mit diesem Ansatz reduzieren sich die seitherigen Projektlaufzeiten von Monaten auf wenige Tage!
Ihr Vorteil: Die Verwaltungsprozesse können bereits nach kurzer Einarbeitung direkt von der Fachabteilung mittels BPMN visualisiert werden – weitestgehend ohne Unterstützung der chronisch überlasteten IT-Abteilung.
Prozess Factory – der sichere Weg
Die zukunftsweisende Technologie der Prozess Factory dient der schnellen und einfachen Digitalisierung Ihrer internen und externen Prozesse. Dies wird erreicht durch die Konsolidierung, die Integration und die Automatisierung bestehender Prozesse und Systeme. Ihre Prozesse werden zu jeder Zeit sicher und End-to-end von der Prozess Factory überwacht.
Offene und moderne Architektur
Dank der Modul-basierten und flexibel erweiterbaren Architektur ermöglicht die Prozess Factory jetzt und in Zukunft eine schnelle, nahtlose Integration und weitestgehend automatisierte Umsetzung Ihrer Verwaltungsprozesse und Fachverfahren.
Digitalisierung von Verwaltungsprozessen – Ihr Nutzen
Chief Digital Officer
- Digitale Bürgerservices können sehr viel leichter und schneller bereitgestellt und die Anforderungen des OZGs umgesetzt werden.
- Interne und externe Prozesse werden automatisiert bzw. teilautomatisiert verarbeitet, was für eine deutliche Reduzierung der Bearbeitungszeiten sorgt.
- Die Prozess Factory erstellt die Fachanwendungen auf „Knopfdruck“ aus den BPMN-Modellen und deployed die Anwendungen in der bestehenden IT-Infrastruktur.
- Durch die gemeinsame Nutzung von BPMN 2.0 als Modellierungssprache können die Anforderungen der Betriebsorganisation sicher verstanden und effizient umgesetzt werden.
Leiter Betriebsorganisation
- Fachliche Anforderungen können direkt von der Fachabteilung mit BPMN 2.0 modelliert und zur Umsetzung an die IT-Abteilung übergeben werden.
- Die Umsetzung erfolgt weitestgehend durch die eigene Betriebsorganisation. Der Einsatz externer Experten ist nur in Ausnahmefällen nötig.
- Quick Wins: Schnelle Erfolge sind garantiert und die Umsetzung ist neben dem Tagesgeschäft machbar.
- Alle modellierten Prozesse sind automatisch und revisionssicher dokumentiert.
IT-Leiter
- Die Prozess Factory lässt sich sicher und effizient in die bestehende Infrastruktur und Prozesslandschaft integrieren.
- Die Umsetzungszeit vom Prozessmodell in eine lauffähige Anwendung wird dramatisch verkürzt.
- Die aktuelle Dokumentation des Prozesses steht in Echtzeit zur Verfügung: Das Modell ist die Anwendung und die Anwendung ist das Modell.
- Die modellierten Prozesse können in das bestehende System- und Applikations-Monitoring aufgenommen werden. So ist ein reibungsloser Betrieb zu jeder Zeit sichergestellt.
Digitalisierung von Verwaltungsprozessen – unsere Projekte
Wir haben zahlreiche Projekte zur Posteingangsdigitalisierung, der Prozessoptimierung und zur Optimierung des Output-Managements erfolgreich umgesetzt. Unsere Kunden kommen aus der Privatwirtschaft und der Öffentlichen Verwaltung.
Wir sind im deutschsprachigen Raum tätig mit dem Schwerpunkt Deutschland. Gerne führen wir Sie mit unseren Kunden zusammen, damit Sie sich aus erster Hand über unsere Lösung und unsere Arbeit berichten lassen können.
Was wir machen
Seit vielen Jahren entwickeln wir individuelle Lösungen und beraten unsere Kunden bei der digitalen Transformation ihrer Prozesse und Strukturen. Unsere Mitarbeiter bündeln langjähriges Praxiswissen in der Digitalisierung von Verwaltungs- und Kommunikationsprozessen, haben Prozesskompetenz in der Business-Analyse und nutzen ihre Branchenexpertise der öffentlichen Verwaltung. Unsere methodische, fachliche und technische Kompetenz bringen wir auch in anderen Branchen ein und verhelfen nicht nur zu zuverlässigen Softwarelösungen, sondern begleiten unsere Kunden im gesamten Lifecycle: Vom Anforderungsmanagement, über die Implementierung bis zum Support sind wir der Ansprechpartner unserer Kunden.
Was uns auszeichnet
Wir stehen für herausragendes Know-how, stabile sowie skalierbare Produkte & Lösungen und eine stark ausgeprägte Kundenorientierung. Der faire und partnerschaftliche Umgang mit Kunden, Partnern und Mitarbeitern ist gelebte Realität.
Unser Teamwork ist gekennzeichnet durch flache Hierarchien, interdisziplinär besetzte Projektteams und intensivem Know-how Austausch. Teams verschiedener Senioritäten stellen die projektübergreifende Kommunikation und Kooperation sicher.
Beratung & Planung
Wir beraten Sie vollumfänglich bei der Digitalisierung Ihrer Verwaltungs- und Geschäftsprozesse und planen gemeinsam mit Ihnen die schrittweise Umsetzung.
Installation & Inbetriebnahme
Wir kümmern uns um die komplette Installation unserer Lösung und integrieren diese in Ihre existierende Prozess- und IT-Landschaft.
Support & Managed Services
Wir unterstützen Ihre IT-Serviceprozesse proaktiv durch individuellen Support und kundenspezifische Betriebsführungskonzepte.
