Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung steigen auch die Anforderungen an komplexe Lösungen. Von der Digitalisierung der Eingangspost mit ersetzendem Scannen nach TR RESISCAN bis hin zur Erstellung und Versendung von Dokumenten über klassische oder moderne Kanäle benötigt es innovative und möglichst simple Lösungen.

Das Team Solutions der X-NRW GmbH bringt die richtigen Ansprechpartner von Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen an einen Tisch und löst mit ihnen komplexe Herausforderungen ganzheitlich.

„…hat man sich mit diesen drei Schwerpunkten auseinandergesetzt, kann man ein Häkchen an das Thema Digitalisierung in Unternehmen und Kommunen setzten.“

1. Eingangskommunikation – Input Management

Verwaltungen werden mit verschiedensten Anfragen über eine Vielzahl von Kommunikationskanälen konfrontiert, die integriert und bearbeitet, denen aber zugleich differenziert begegnet werden muss. Neben den Standard-Kommunikationswegen Papierpost und Fax bedienen wir auch neue Wege wie Bürgerportale und digitale Briefkästen. Wir betrachten den Informationseingang ganzheitlich, bündeln die komplette Eingangskommunikation und steuern diese in die folgenden Verwaltungsprozesse und Fachverfahren ein. Die eingehenden Dokumente werden anhand der extrahierten Inhalte klassifiziert und den entsprechenden Fachverfahren digital zur Verfügung gestellt.

2. Verwaltungsprozesse automatisiert verarbeiten

Digitalisierung bedeutet auch, Verwaltungsprozesse zu automatisieren. Mit unserer Lösung lassen sich individuelle Verwaltungsprozesse von der Fachabteilung modellieren, optimieren und die lauffähige Anwendung auf Knopfdruck generieren. So lassen sich fachliche Fehler, Inkonsistenzen und Redundanzen in Prozessen und Fachverfahren sicher beheben und zukünftig vermeiden. Automatisierte Verwaltungsprozesse sorgen für deutlich beschleunigte Abläufe und entlasten Mitarbeiter von Routinetätigkeiten. Die Prozess Factory integriert sich nahtlos in bestehende Prozesse, Fachverfahren und IT-Umgebungen.

3. Empfängergerechte Ausgangskommunikation – Output Management

Mit unserer Lösung können Verwaltungen Briefe und Bescheide weitgehend automatisiert erstellen und versenden – selbstverständlich in dem vom Empfänger gewünschten Format. Sei es als gedruckter Brief, als PDF oder als XÖV-konformer Datensatz. Dies bietet zahlreiche Vorteile: Es geht schnell, ist absolut sicher und DSGVO-konform, erleichtert die Weiterverarbeitung beim Empfänger, beschleunigt interne und externe Folgeprozesse und senkt die Kosten.

ganzheitliche Digitalisierung

Digitaler Posteingang

mit Scanlösungen von OPEX®

Wir sind offizieller OPEX-Reseller für Deutschland

Als zertifizierter, offizieller Reseller für Deutschland lösen wir Ihre Herausforderungen in der Post- und Scanstelle und begleiten Sie auch bei weiterführenden Themen. Dabei setzen wir auf den bewährten Service der OPEX-Servicetechniker in Kombination mit Lösungen aus unserem Expertennetzwerk.

OPEX® Scantechnologie revolutioniert seit vielen Jahren den Markt – jetzt auch in Deutschland.

Seit dem Einzug der E-Akte und spätestens seit dem pandemiebedingten Zuwachs an Heimarbeitsplätzen wächst die Notwendigkeit für das zentrale Scannen der Tagespost bei Kommunen und Unternehmen sprunghaft an. Während einfache Scangeräte vielfach die erste Wahl in Post- und Scanstellen sind, entstehen die eigentlichen Kosten- und Zeitverluste im Tagesgeschäft darin, die typische Post von Bürgern und Unternehmen zum Scannen vorzubereiten: große A4-Dokumente, kleine Quittungen, unterschiedlichste Belege, getackerte Unterlagen, gefaltete oder verknitterte
Bescheide sollen alle mit möglichst wenig Aufwand gescannt werden.

Viele fleißige Hände führen viele zeit- und arbeitsintensive Schritte durch. Sortierung der Post, Öffnung, Entklammern, Enttackern, Glätten, Kleben, Vorsortieren, etc. damit die Briefinhalte scanbar sind und dem Scansystem zugeführt werden können. Ein Großteil der Arbeitsschritte kann entfallen, so wie es z.B. in Städten, Kreisen, Amts- oder Sozialgerichten bereits gelebt wird.

„Digitalisierung von Tagespost und Aktenbeständen mit 70% weniger Personaleinsatz.“ mit dem OPEX® Valcon V

Alles aus einer Hand – als Generalunternehmer decken wir darüber hinaus weitere Themengebiete ab:

• Zentralisierung des Posteingangs
• Optimierung von Post- und Scanstellen (Laufwegeanalyse, Ausstattung, Zutritt)
• Einrichtung von Kurzzeitarchiven (z.B. für TR RESI)
• aufsetzen von TR RESISCAN-konformen Scanstrecken
• Integration in Dokumenten Management Systeme wie d.3 von d.velop/codia
• Sortierung der Eingangspost nach „öffnen erlaubt“ / „öffnen verboten“
• Klassifizierungs- und Workflow-Lösungen
• Lösungen für das Originale-Management
• Vernichtungskonzepte nach BDSG (TR RESISCAN)

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Digitalisierung von Geschäfts- und Ver­wal­tungs­pro­zessen

Das bereits im Sommer 2017 in Kraft getretene Onlinezugangsgesetz (OZG) schreibt vor, dass Bund und Länder bis 2022 alle Verwaltungsleistungen in Deutschland über Verwaltungsportale auch digital anbieten müssen. Dazu formulieren Bund, Länder und Kommunen im IT-Planungsrat eine gemeinsame Strategie für die Umsetzung des OZG.

Zur Dokumentation, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen in der Verwaltung ist die Notation des Standards BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) zu verwenden.

Quelle: Runderlass des Ministeriums für Inneres und Kommunales, Dezember 2016

Unsere Lösung ermöglicht das automatisierte Verarbeiten der kompletten Eingangskommunikation, die Extraktion und Validierung von Daten, deren Abgleich mit Fachanwendungen sowie das empfängergerechte Erstellen und Versenden von Briefen und Bescheiden.

  • Durchgängig digitale Verwaltungsprozesse: Kommunikationseingang, Prüfung & Verarbeitung, Kommunikationsausgang
  • Zeit sparen bei der Entwicklung der Anwendung durch den Fachbereich
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Output Management

Ein passendes Output-Management-System wird den heutigen und zukünftigen Anforderungen gerecht. Die Leistungsfähigkeit einer Softwarelösung mit Layouting ermöglicht Ihnen die wirkungsvolle Verschlankung Ihres Geschäftsbetriebes bei gleichzeitig höherer Leistungsfähigkeit. Mit unseren bewährten, seit Jahren eingesetzten Lösungen, haben wir bereits viele Projekte bei unseren Kunden aus Wirtschaft und Verwaltung erfolgreich begleitet.

„Mit dieser Lösung werden die Drucksteuerung zentralisiert sowie Datenströme konvertiert, Aufträge indiziert und Nachdrucke automatisiert.“

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