Es geht nicht um „weniger Papier“:
Der immense Nutzen der Digitalisierung von Dokumentenprozesse
Besonders in kritischen Bereichen wie Personalwesen, Buchhaltung oder Controlling führen Papierdokumenten und manuelle Abläufe zu unnötigen Verzögerungen und potenziellen Fehlerquellen. Und spätestens, wenn es um die Einhaltung strenger Datenschutzvorgaben wie der DSGVO oder die gesetzeskonforme, revisionssichere Archivierung geht, stoßen papierbasierte Prozesse an ihre Grenzen.
Der digitale Wandel beginnt oft im Kleinen, entfaltet aber eine enorme Wirkung. Eine moderne, softwaregestützte Dokumentenverarbeitung schafft die dringend benötigte Abhilfe. Wir sind ChronoScan-Partner und davon überzeugt, dass die Lösungen des bekannten Software-Anbieters beispielhaft aufzeigen, wie sich solche Prozesse effizient und gesetzeskonform gestalten lassen.
Mit ChronoScan lässt sich ein durchgängiger digitaler Workflow aufbauen – vom einfachen Einscannen bis zur automatisierten Extraktion und Übergabe von Daten an bestehende Systeme (z. B. ERP, CRM oder DMS). Es geht dabei nicht nur um höhere Geschwindigkeit oder die Reduzierung von Papierbergen, sondern um eine nachhaltige Verbesserung der Informationsverarbeitung – nachvollziehbar, transparent und sicher.
Ein paar Beispiele, bei denen die Digitalisierung mit ChronoScan sinnvoll wäre:
- Finance-Controlling & Buchhaltung:
- Automatisierung des Rechnungsscans: Der manuelle Rechnungsscan und die Ablage in Netzwerkordnern können durch ChronoScan automatisiert werden. Dies würde auch die DSGVO- und GDPdU-Konformität beim E-Mail-Versand von Rechnungen verbessern.
- Automatisierung der Eingangspost: Die manuelle Bearbeitung und teilweise Ablage der Eingangspost in Ordnern im Netzwerk kann durch das Scannen mit ChronoScan automatisiert werden, um einen digitalen Workflow für E-Mails, Briefe und Belege zu schaffen.
- Waren-Eingangsprozess (WE-Eingang): ChronoScan kann die Erfassung von Belegen im WE-Eingangsprozess unterstützen, um eine digitale Weiterverarbeitung und Integration in ein ERP-System zu ermöglichen.
- Integration mit ERP/CMS: Obwohl ChronoScan selbst keine direkte Schnittstelle zum ERP/CMS herstellt, ist es als Scan-Lösung ein wichtiger Bestandteil, um die digitalen Daten zu erzeugen, die dann über entsprechende Konnektoren mit dem ERP-System (z.B. Canadian Manufacturing System (CMS) über API) verbunden werden können. Auch die Einbindung von AS400-Datenströmen kann eine Vorverarbeitung der Dokumente durch ChronoScan sinnvoll machen.
- HR-Bereich (Personalakte):
- Digitalisierung bestehender Personalakten: ChronoScan kann genutzt werden, um vorhandene Mitarbeiterunterlagen, die bisher in Daten- und Aktenordnern abgelegt sind, zu scannen und zu digitalisieren. Dabei kann das vorhandene Register zur automatischen Verschlagwortung in einem DMS (Dokumentenmanagementsystem) übernommen werden.
- Erfassung neuer/aktueller HR-Dokumente: Neue Dokumente wie digitale Krankmeldungen können über ChronoScan erfasst und direkt in die digitale Personalakte überführt werden, um den Prozess gesetzeskonform zu gestalten und Platz sowie Kosten für physische Archive zu sparen.
- Einkauf:
- Abschaffung der doppelten Ablage: Die doppelte Ablage von Belegen als E-Copy (nicht revisionssicher) und Hardcopy kann durch das einmalige, revisionssichere Scannen mit ChronoScan eliminiert werden. Ab dem Startdatum der DMS-Einführung mit ChronoScan ist keine doppelte Ablage mehr nötig.
- Ablage und Verteilung von WE-Reports: ChronoScan kann dabei helfen, die WE-Reports aus dem CMS zu erfassen und revisionssicher im DMS abzulegen. Die Verteilung der Reports kann dann automatisiert über Nachrichten aus dem DMS erfolgen.
- Automatisierte Ablage von Belegen: Grundsätzlich kann die automatisierte Ablage aller Belege, die im Einkauf anfallen, durch den Einsatz von Scan-Workflows mit ChronoScan erfolgen.
KI in der Dokumentenerfassung: So arbeitet Chronoscan mit künstlicher Intelligenz
Chronoscan nutzt moderne KI-Technologien, um Dokumente automatisch zu klassifizieren, Daten zu extrahieren und Prozesse zu beschleunigen. Dabei kommen mehrere KI-Komponenten zum Einsatz. Diese werden genutzt, um manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und die Dokumentenverarbeitung effizient, präzise und skalierbar zu machen – ideal für Unternehmen, die ihre digitalen Prozesse auf ein neues Level heben möchten.
Welche KIs nutzt Chronoscan?
- Tesseract OCR – Open-Source-Texterkennung zur präzisen Umwandlung von gescannten Dokumenten in digitalen Text.
- Naive Bayes & k-NN – Zwei bewährte Algorithmen für die automatische Dokumentenklassifikation basierend auf Layout und Inhalt.
- Regelbasierte KI + Mustererkennung – Für die smarte Extraktion von Feldern wie Rechnungsnummern, Beträgen oder Kundendaten.
- Selbstlernende Workflows – Korrekturen durch den Nutzer werden vom System übernommen und verbessern automatisch die Erkennungsrate.
Wo kommt KI in Chronoscan konkret zum Einsatz?
- Dokumentenklassifikation – Automatische Zuordnung zu Typen (z. B. Rechnung, Lieferschein).
- Felderkennung & Datenextraktion – Intelligentes Auslesen relevanter Informationen.
- Layout-Analyse – Flexible Erkennung auch bei unterschiedlichen oder neuen Dokumentformaten.
- Validierung & Prüfung – KI erkennt unplausible Daten und kann automatisch auf Regeln reagieren.
Praxisbeispiel: So digitalisiert das Team der X pro office Dokumentenprozesse
In den laufenden Projekten erleben wir, welch immensen Mehrwert die Neugestaltung von Dokumentenprozessen für Unternehmen schafft. Gemeinsam mit ihren Kunden entwickelt das Team der Unternehmenstochter X pro office GmbH passende Konzepte, sie analysieren bestehende Abläufe und implementieren Lösungen wie ChronoScan passgenau in die vorhandene Systemlandschaft.
Ein konkretes Beispiel aus der Praxis, gerade umgesetzt: die Automatisierung des Rechnungseingangs! Mit ChronoScan können bei diesem Kunden nun eingehende Rechnungen vollautomatisch verarbeitet werden – vom Scannen über die präzise Texterkennung bis hin zur direkten Weiterverarbeitung in einem Dokumentenmanagementsystem, hier M-Files. Die anschließende Prüfung, Freigabe und revisionssichere Archivierung erfolgen ab sofort digital, was den gesamten Prozess nicht nur beschleunigt hat, sondern auch vollständig nachvollziehbar macht.
Fachliche Begleitung statt Insellösungen
Der Schlüssel zum Erfolg liegt jedoch nicht allein in der Wahl der richtigen Software, sondern maßgeblich in deren fundierter Einführung und der aktiven Einbindung der Mitarbeitenden. Genau hier setzen wir an und begleiten unsere Kunden fachlich fundiert durch alle Phasen der Digitalisierung – von der Analyse der Ist-Situation über Workshops und Interviews bis hin zur Integration und Schulung. Unser Ziel ist es, eine Lösung zu schaffen, die langfristig funktioniert und sich rechnet. Denn klar ist: Digitalisierung ist kein Selbstzweck – sie soll den Alltag einfacher machen.
Zusammenfassend ist ChronoScan überall dort sinnvoll, wo physische Dokumente in digitale Daten umgewandelt und in digitale Workflows überführt werden müssen, um manuelle Aufwände zu reduzieren, die Rechtssicherheit zu gewährleisten und eine bereichsübergreifende digitale Dokumentenlösung zu etablieren.
Unternehmen, die erwägen, ihre Dokumentenprozesse zu digitalisieren, können uns gerne ansprechen. Wir zeigen, wie der Einstieg gelingt – pragmatisch, verständlich und praxisnah.
Ich möchte eine Beratung zur Digitalisierung mit ChronoScan:
